Daha İyi E-postalar Nasıl Yazılır

Bilgilendirme: Desteğiniz sitenin çalışmaya devam etmesine yardımcı oluyor! Bu sayfada önerdiğimiz hizmetlerden bazıları için bir başvuru ücreti alıyoruz.


Daha İyi E-postalar Nasıl Yazılır

Günün yarısını e-postaları yanıtlamak için harcadığınızı hissedin?

Bu duygu gerçeklere düşündüğünüzden daha yakın olabilir: Ortalama bir çalışan haftada 13 saat e-postaları okumak, yönetmek ve yanıtlamak için harcar. Bu, çalışma haftasının neredeyse üçte birini e-postaya harcayabileceğiniz anlamına gelir!

Her gün e-postaya harcadığınız zamanı izlemeyi deneyin. Muhtemelen size ne kadar zaman harcadığına şaşıracaksınız..

Ancak, e-postaya harcadığınız zamanı azaltmak o kadar kolay değildir. E-posta hiç bitmeyen bir savaştır; Sildiğiniz veya arşivlediğiniz her e-posta için, yerini almak için 10 tane daha açılır. Gelen kutusuna sıfır ulaşmayı başarabilseniz bile, ertesi sabah tekrar dolu olmasına güvenebilirsiniz.

İhtiyacınız olmayan tüm e-posta dağınıklığından çıkmak kolaydır (haber bültenlerini, sonsuz sosyal ağ güncellemelerini, blog aboneliklerini saklayın), ancak bunlar genellikle e-postalarımızın sadece küçük bir kısmıdır.

Günümüzde, çoğumuz e-postaları birincil iletişim biçimimiz olarak kullanıyoruz – özellikle de bir webmaster olduğunuzda ve işinizi çevrimiçi ortamda yürüttüğünüzde. E-posta ideal bir iletişim biçimidir: toplantıları kısar, kağıt tasarrufu sağlar ve her konuşmanın kaydını oluşturur. İş veya iş e-postasını azaltmaya çalıştığınızda, çoğunun gerçekten gerekli olduğunu veya en azından alternatiften daha iyi olduğunu bulmaktan dehşete düşmüş olabilirsiniz..

Ancak süreci kolaylaştırmanın yolları var, böylece haftanın 13 saatindeki değerli şeylerden bazılarını geri alabilirsiniz.

Aldığınız her e-posta beş cümle ile sınırlıysa ne kadar zaman kazanabileceğinizi hayal edin? Ya da, en azından, her konu satırı e-postanın içerdiği şeyi tam olarak söylediyse?

Aşağıda, e-postanızı nasıl daha verimli yöneteceğinize ilişkin daha fazla ipucuna göz atın; ne kadar zamandan tasarruf edebileceğiniz konusunda şaşıracaksınız.

WIHT - Nasıl daha iyi yazılır?

Daha İyi E-postalar Nasıl Yazılır

2013 yılında dünya çapında tahmini 3.9 milyar e-posta hesabı vardı. Günlük e-postaların çoğu, her gün gönderilen ve alınan 100 milyardan fazla e-postayı oluşturan ticari yazışmalardan geliyor. İş dünyasında baskın iletişim biçimi olarak, etkin bir şekilde nasıl kullanılacağını bilmek önemlidir.

E-posta Adresiniz Hakkınızda Ne Söylüyor

İnternetteki milyarlarca yabancıya, e-posta adresiniz kimliğinizdir.

  • Ortalama bir kişi için, yanlış bir şey yoktur:
    • Onlarca yıldır aynı e-posta adresine bağlı kalmak.
    • Aşağıdakilerden standart bir ücretsiz e-posta adresi kullanma:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail / Live®
      • Outlook ®
  • Küçük işletme sahibi için, kendi alan adınızda bir e-posta adresine sahip olmak ciddiye alınmak için önemlidir.
    • Gmail’i kendi alan adınızla ayarlamak için Google Apps İşletme Sürümü’nü kullanın.
      • Kaydolurken bilgilerinizi doldurursunuz ve şunları seçersiniz:
        • “Zaten sahip olduğum bir alan adı kullan.”
        • Alan adını girin.
      • Hesabı oluşturun. Şartları kabul edin ve kaydolun.
        • Misal: [Email protected]
      • “Kurulumu Başlat” düğmesiyle alan adı doğrulama işlemini başlatın.
        • Alan adınızı doğrulamak için ekrandaki talimatları izleyin.
      • MX’i (posta sunucuları) Google’ın hizmetlerine değiştirin.
        • Google’ın birden fazla alan adı barındırıcısı için talimatı vardır. Sizinkiler listede yoksa, “Diğer” i seçin.
        • Nasıl yapılacağından emin değilseniz, gerekli bilgileri alma konusunda yardım almak için barındırıcınıza ulaşın.
        • Google, bu süreçte de size yardımcı olacak adım adım talimatlar sunar.

E-postalarınız Sizin İçin Ne Diyor?

  • Konu: Konu satırlarını kısa ve öz tutun.

    • Konu satırlarında mantıksal anahtar kelimeler kullanma.
    • E-posta alıcılarının% 35’i yalnızca konuya göre bir e-posta açılıp açılmayacağını seçiyor.
    • Örnekler:

      • Şirket Adı Hesap Durumunuz
      • 8 Haziran’da Dr. Klein’ın atanması
      • Haziran 2014 faturası, ŞirketAdı
    • E-postanın ne hakkında olduğunu söyleyin veya birini açmaya teşvik etmek için cazip bir satır yazın.
  • İçerik: E-postanızı açacak birini aldıysanız oldukça uzağa gittiniz, bu yüzden kötü içerikle mahvetmeyin.

    • E-postaları kısa ve doğrudan tutun.
      • E-postaların% 47’si mobil bir cihazda açılır.
      • Tüketicilerin% 30’u artık yalnızca bir mobil cihazda e-posta okuyor.
      • Yahoo® ve Gmail® e-postasının% 68’i bir mobil cihazda açılıyor.
        • Daha küçük ekranlar okunabilirliği etkiler.
      • Söylemeniz gerekenden fazlasını söyleme.
        • Temel kural yaklaşık 150 kelimedir.
        • E-postalarınızı sentenc.es ile kontrol edin
          • Bu, e-postalarınızı beş veya daha az cümleyle tutar.
        • E-posta, bir çalışanın gün içindeki zamanının% 28’ini alır ve bu da onu en çok zaman alan ikinci etkinlik haline getirir.
          • Ortalama bir şirket çalışanı günde 105 e-posta gönderiyor ve alıyor.
    • Kısaca, uygun dilbilgisi ile yazın.
  • İmza: Bu, gönderdiğiniz tüm e-postaların altına eklenir. Dahil etmek:

    • Adınız
    • Senin pozisyonun
    • İletişim Bilgileriniz
      • Adres
      • Telefon numarası
      • Çalışma saatleri
      • Sosyal medya iletişim bilgileri

Daha İyi E-postalar İçin İpuçları

  • Hızlı yanıtla.
    • E-posta kutunuzda yaşamak ve ölmek zorunda değilsiniz, ancak bir şey önemli olduğunda, e-posta kutunuzda çok uzun süre kalmasına izin vermeyin.
      • 24 saatlik yanıt politikasını hedefleyin.
    • Sorunu çözmek için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, hızlı bir mesaj geri göndermeniz kibarlıktır.
      • Misal: “E-postanı aldım; Üzerinde çalışıyorum ve daha sonra daha ayrıntılı olarak cevap vereceğim. Teşekkürler!”
  • Göndermeden önce tekrar okuyun. İki defa.
    • Bu, yazım hatalarını yakalamanıza ve her şeye hitap ettiğinizden emin olmanıza yardımcı olur.
      • Yazım denetimi her zaman yeterli değildir.
  • Saygılı bir tonla yazın.
    • Kişiyi çok iyi tanımıyorsanız ve rahat bir stil kullanabileceğinizi bilmedikçe ifadeleri kullanmayın.
    • Nasıl konuştuğunuzu yazmaktan kaçının.
      • Resmi bir ton kullanın.
  • Tümünü Yanıtla, CC ve BCC’ye dikkat edin. İletiyi yalnızca almayı düşündüğünüz kişilere gönderdiğinizden emin olun.
    • kullanım Hepsini cevapla ne zaman:
      • Birkaç kişiyle bir toplantı kurmaya çalışmak ve herkesin herkesin uygunluğunu bilmesi gerekir.
        • İnsanlara ne yaptığınızı bildirmek için Tümünü Yanıtla’yı kullanmaktan kaçının.
        • Kesinlikle çok sayıda insanın sinir bozucu ve aşırı kullanıldığını görmüyorsanız bu özelliği kullanmayın.
          • Birçok kişi tüm yanıtları yanıtlayacaktır, bu nedenle ileti dizisindeki herkesin tüm iletileri herkese gidecek, e-posta kutularını tıkayacak.
    • kullanım CC “FYI” demeniz gerektiğinde.
      • Birini CC yaptığınızda, onların adına herhangi bir işlem beklemezsiniz. Sadece neler olduğunu bilmelerine izin veriyorsunuz.
    • kullanım BCC ne zaman:
      • Toplu bir e-posta gönderme ve herkesin e-posta adreslerinin Kime veya CC satırında görünmesini istemezsiniz
    • Bir e-postada BBC’niz varsa, asla tümünü yanıtla işlevini kullanmayın.
  • Hatırlatıcı gönder.
    • E-postalar kaybolur, gömülür ve yanlışlıkla silinir.
    • Alıcı makul bir süre içinde yanıt vermediyse hızlı bir hatırlatma göndermeniz uygundur.
      • Gönderdiğiniz orijinal e-postayı yanıtlayın.
        • Misal: “Merhaba, sadece son e-postamı aldığınızdan emin olmak için takip ediyorum. Herhangi bir sorunuz olursa bize bildirin. Teşekkürler!”
      • Sorun sıkılmıyorsa, hatırlatma e-postası göndermeden önce bir hafta bekleyin.
  • E-posta görüşmeleri çok uzun sürmeye başlarsa yeni bir konu başlığı başlatın.
    • İletiyi göndermeden önce konu satırını düzenleyebilirsiniz.
    • Konuşma değişirse, konu onunla doğal olarak değişmelidir.
  • Fazla iletişim kurma.
    • E-postayla gönderdiğiniz sorunun çok fazla ileri geri iletişim gerektireceğini tahmin ediyorsanız, en iyisi anlık mesajlaşma (IM) veya telefona başvurmaktır.
    • E-posta istediğiniz kadar güvenli olmayabilir, bu nedenle herkese açık olmak istemeyeceğiniz hiçbir şey yazmayın.

Yüz yüze konuşamadığınızda, e-posta kim olduğunuz hakkında çok şey söyler. Mesajlarınızla doğru mesajı gönderdiğinizden emin olun.

Kaynaklar

  • E-posta İstatistik Raporu, 2013-2017 – radicati.com
  • E-postanız Hakkınızda Ne Diyor? – news.yahoo.com
  • Kendi Alan Adınız için Gmail’i Kurun – coffeecup.com
  • MX Kayıtlarını Ayarlama – support.google.com
  • Geleceği Şekillendiren 15 E-posta İstatistikleri – convinceandconvert.com
  • Nihai Mobil E-posta İstatistiklerine Genel Bakış – emailmonday.com
  • E-posta Çalışanların Zamanının% 28’ini Kaplıyor – mashable.com
  • five.sentenc.es – five.sentenc.es
  • Daha İyi E-posta Yazmanın 5 Kolay Yolu – inc.com
  • Daha İyi E-posta Yazmak için 7 İpucu – insidehighered.com
  • Etkili E-posta Yazma – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me