Асана, самый простой способ управлять удаленной командой

Раскрытие информации: Ваша поддержка помогает поддерживать работу сайта! Мы зарабатываем реферальную плату за некоторые услуги, которые мы рекомендуем на этой странице. Как мы управляем удаленной командой с Asana


У вас есть проблемы с управлением командой писателей или координацией больших проектов на разных частях вашего сайта? Это проблемы, с которыми мы постоянно сталкиваемся на WhoIsHostingThis.com, потому что наша команда разбросана по всему миру..

Мы работаем над несколькими крупными проектами в безумном темпе. В результате мы используем много инструментов, которые помогут нам не скатиться в хаос. В этой первой статье серии мы собираемся обсудить один из самых важных инструментов, которые мы используем: Asana.

Мы пытались использовать электронную почту для управления нашими проектами, но даже с такими расширенными функциями, как фильтры, любые проекты, кроме самых маленьких, быстро становятся неуправляемыми. В дополнение к информации, проходящей через трещины, может быть почти невозможно найти старую информацию о задаче. Что должно было быть сделано? Когда это должно было быть завершено? Даже кто работал над этим!

То, что нужно любому, кроме самой маленькой группы, – это какой-то способ организации проектов и задач, которые их составляют. И это то, для чего мы используем Асану. Это позволяет нам идти в ногу со временем и не тратить время на управление тривиальными аспектами наших проектов..

Что такое асана?

АсанаАсана это веб-совместная команда & приложение для управления проектами.

Asana – это веб-приложение для управления проектами и коммуникации, которое позволяет нам преодолеть весь этот беспорядок в электронной почте, объединяя задачи и разговоры.

Используя Asana, мы можем отслеживать все наши проекты и задачи, назначать их членам команды, отмечать их, делиться связанными файлами и комментариями и многое другое. Например, когда задача создается, она назначается конкретному члену команды. Но другие члены команды являются частью этой задачи, и идеи меняются местами. В некоторых случаях задача изменяется от ее первоначальной концепции. Но вся эта информация задокументирована с этой задачей, чтобы никто не запутался. И любой желающий может проверить состояние задания и посмотреть, как оно выполняется. Без такой системы менеджер, не имеющий непосредственного участия в задании, должен был бы тратить время разных людей на выяснение того, что происходит; с Асаной, они просто должны посмотреть на задачу.

Благодаря своей способности облегчать работу и повышать производительность, Asana широко используется в деловых кругах. Некоторые из его именитых пользователей – United Way, Dropbox, Pinterest, Uber, AirBnB. И, конечно же, WhoIsHostingThis.com!

Почему мы используем асану?

Электронная почта просто не была предназначена для управления проектами. Когда вы пытаетесь организовать команду и назначать задачи по электронной почте, вещи, как правило, теряются, неправильно сообщаются и дезорганизуются. Члены команды могут быть легко исключены из цикла, и каждому трудно увидеть общую картину.

Но проблема не только в электронной почте. На самом деле, электронная почта имеет то преимущество, что она документирована. Люди часто заканчивают телефонные звонки и деловые встречи совершенно разными идеями о том, что нужно сделать. С Асаной каждое задание сопровождается описанием. Это само по себе помогает закрепить то, что необходимо сделать. Но процесс общения, который облегчает Асана, делает недопонимание менее распространенным и его легче обнаружить.

Асана не одинока

Конечно, Asana – не единственное приложение для управления проектами. Но Асана наш инструмент выбора, потому что он подходит для нашей работы. Это работает для нас, потому что предлагает функции, которые нам нужны, в удобной для пользователя форме. Он объединяет командное общение, управление проектами и многие другие инструменты в одном продукте, помогая нам объединить все в одном месте.

И, как мы уже говорили, мы с первого взгляда получаем полезный общий обзор прогресса всех наших проектов:

Асана показывает вам, что вы сделали и что еще нужно сделатьАсана показывает вам, что вы сделали и что еще нужно сделать.

Как работает асана?

Это задание Асаны для блога, который вы сейчас читаете.Это задание Асаны для блога, который вы сейчас читаете..

Асана использует рабочие пространства, проекты, разделы и задачи, чтобы держать нас организованными и наша команда работает вместе.

Рабочие пространства предназначены для совершенно отдельных проектов. Это могут быть разные веб-сайты или издательские платформы. Мы не используем несколько рабочих областей в Asana, потому что мы сосредоточены на одном веб-сайте и одной платформе. Но это очень важный аспект программы для многих компаний. И однажды мы можем использовать эту часть Асаны, потому что мы постоянно растем.

В нашем рабочем пространстве мы создали несколько проектов. Они относятся к различным частям нашего сайта: обзоры хостинга, страницы купонов, сравнительный хостинг, этот блог и многое другое. WhoIsHostingThis.com – это обширный веб-сайт, и нам было бы очень трудно управлять им, если бы мы не смогли структурировать нашу работу над этими проектами..

Проекты также могут иметь разделы. Например, наши ресурсы имеют разные разделы для разных видов ресурсов: программирование, основные руководства и так далее. Или, большой проект публикации электронных книг может иметь разделы для каждой фазы (такие как планирование, написание, редактирование, публикация) и отдельные задачи для таких вещей, как написание схемы или каждой отдельной главы, поиск редактора, разработка обложки и все другие вещи, которые идут в создание электронной книги.

Для большинства членов команды, задачи, где действие. Задачи могут иметь крайние сроки, быть назначенными одному или нескольким людям, и по завершении будут отмечены. Вы также можете создать подзадачи, чтобы разделить задачу на более мелкие части или назначить разные части задачи разным людям. Мы используем задачи для таких вещей, как отдельные сообщения, страницы или другие фрагменты контента, например, для этой записи блога, которую вы сейчас читаете.

Страница проектов WhoIsHostingThis.comСтраница проектов WhoIsHostingThis.com.

Эффективное использование асаны

Вот как мы максимально используем Асану:

  • Поделитесь руководящими принципами с нашей командой. Например, мы просим, ​​чтобы все разговоры о задачах теперь происходили на Асане, а не по электронной почте, и у нас есть правила о том, кто отвечает за создание и назначение задач..
  • Используйте фильтры Gmail для организации электронной почты Asana: сначала члены команды полагаются на интеграцию электронной почты Asana, чтобы быть в курсе событий. Это помогает создать фильтр для маркировки писем от Asana, чтобы они не заполняли ваш почтовый ящик..
  • Предложите членам команды ознакомиться с удобными функциями Asana, такими как сочетания клавиш, выполнять задачи, которые им не назначены, связываться с задачами и т. Д..
  • Большинство членов нашей команды используют приложения Asana для Android или iOS, когда они работают на ходу.
  • Пусть члены команды синхронизируют сроки Асаны со своим календарем Google или iCalendar, чтобы оставаться организованными и в соответствии с графиком..

Изучение нескольких сочетаний клавиш может сделать Асану еще более полезнойИзучение нескольких сочетаний клавиш может сделать Асану еще более полезной.

Послесловие: день из жизни

Чтобы дать вам представление о том, как мы на самом деле используем Асану, вот пара утверждений от нашей команды.

редактор

Моя основная обязанность состоит в том, чтобы держать всех авторов занятыми. Асана делает этот процесс простым, потому что я точно вижу, над какой задачей работает каждый из них. Это позволяет мне держать их полностью заполненными новыми вещами, чтобы не было простоев после выполнения одной или нескольких задач.

Я получаю постоянный поток проектов, которые использую для создания задач Асаны. Я устанавливаю для них крайние сроки и затем назначаю их авторам, основываясь на их навыках и доступности. Если у автора есть вопрос или идея, они добавляют его к задаче, и меня автоматически предупреждают. С другой стороны, если мне нужно добавить разъяснение или дать небольшую поддержку, я могу это сделать и знать, что автор увидит это.

Когда писатель заканчивает с заданием, они возвращают его мне. Я тогда редактирую это. В редких случаях мне придется отправить его обратно писателю для внесения изменений. Но большую часть времени я публикую документ. Затем я назначаю его своему непосредственному руководителю, который выполняет окончательную проверку содержимого и помечает задачу как выполненную..

Асана действительно делает мою жизнь проще. В любое время выполняются десятки задач, и я просто не могу все это организовать. С Асаной ни одна задача не теряется. И все полностью документировано, если проблемы когда-либо возникают.

писатель

Внештатное письмо может быть трудным только на уровне управления. Обычно я работаю над пятью-десятью проектами одновременно. С Асаной я всегда знаю, что мне нужно делать – и когда это нужно делать.

Задачи просто появляются в моем списке задач. Они включают в себя описание задачи и когда она должна быть выполнена. Все, что я обсуждаю в этой задаче, находится в одном месте, поэтому мне не нужно искать в куче заметок, касающихся моих различных проектов. Более того, я получаю по электронной почте напоминания о приближении сроков. Это действительно помогает мне организовать свое время.

Мне также нравится, как все это похоже на игру в «горячий картофель». Редактор дает мне задание, и мне нравится видеть, как быстро я могу передать его им. Я пытаюсь очистить свой список задач – но я еще не справился с этим.

Асана позволяет нам соединить разнообразную группу

На WhoIsHostingThis.com наша команда разбросана по всему миру. Хотя многие из нас никогда не встречались лично, мы можем оставаться в курсе всех наших проектов без единой встречи с использованием Asana!

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map