Asana, najjednoduchší spôsob riadenia vzdialeného tímu

zverejnenie: Vaša podpora pomáha udržiavať web v prevádzke! Za niektoré zo služieb, ktoré odporúčame na tejto stránke, získavame poplatok za sprostredkovanie. Ako riadime vzdialený tím s Asanou


Máte problémy so správou tímu spisovateľov alebo s koordináciou veľkých projektov v rôznych častiach vášho webu? Toto sú problémy, ktoré riešime neustále na webe WhoIsHostingThis.com, pretože náš tím je rozmiestnený po celom svete..

Pracujeme na viacerých veľkých projektoch frenetickým tempom. Výsledkom je, že používame veľa nástrojov, ktoré nám pomáhajú zabrániť skĺznutiu do chaosu. V tomto prvom článku v sérii sa budeme venovať jednému z najdôležitejších nástrojov, ktoré používame: Asane.

Na správu našich projektov sme sa pokúsili použiť e-mail, ale aj s pokročilými funkciami, ako sú filtre, sa všetky nezmeniteľné projekty rýchlo stávajú nezvládnuteľnými. Okrem informácií, ktoré prechádzajú trhlinami, môže byť takmer nemožné nájsť staré informácie o úlohe. Čo sa malo urobiť? Kedy malo byť dokončené? Dokonca aj kto na tom pracoval!

Čo najmenšia skupina potrebuje, je nejaký spôsob, ako organizovať projekty a úlohy, ktoré ich tvoria. A na to používame Asanu. Umožňuje nám sledovať a nestrácať čas riadením triviálnych aspektov našich projektov.

Čo je Asana?

AsanAsana je tímová spolupráca založená na webe & projektové riadenie app.

Asana je webová aplikácia na správu a komunikáciu s projektmi, ktorá nám umožňuje prerobiť všetky tie e-mailové neporiadky spojením úloh a konverzácií..

Pomocou Asana môžeme sledovať všetky naše projekty a úlohy, priradiť ich členom tímu, skontrolovať ich, zdieľať súvisiace súbory a komentáre a ďalšie. Napríklad, keď je úloha vytvorená, je priradená konkrétnemu členovi tímu. Súčasťou úlohy sú však ďalší členovia tímu a nápady sa vymieňajú tam a späť. V niektorých prípadoch sa úloha zmenila z pôvodnej koncepcie. Ale všetky tieto informácie sú zdokumentované s touto úlohou, takže nikto nie je zmätený. A ktokoľvek môže skontrolovať stav úlohy a vidieť, ako to ide. Bez takéhoto systému by manažér, ktorý sa priamo nezúčastňuje na nejakej úlohe, musel strácať čas rôznymi ľuďmi zisťovaním, čo sa deje; s Asanou sa musia jednoducho pozrieť na úlohu.

V dôsledku svojej sily uľahčovať prácu a zvyšovať produktivitu je Asana v podnikateľskej komunite široko využívaná. Niektorí z jeho veľkých používateľov sú United Way, Dropbox, Pinterest, Uber, AirBnB. A samozrejme, WhoIsHostingThis.com!

Prečo používame Asanu?

E-mail nebol práve navrhnutý na riadenie projektov. Keď sa pokúsite zorganizovať tím a zadať úlohy prostredníctvom e-mailu, všetko sa stráca, zle komunikuje a dezorganizuje. Členovia tímu môžu byť ľahko vynechaní zo slučky a pre každého je ťažké vidieť väčší obrázok.

Problémom však nie je iba e-mail. Výhodou e-mailu je, že je dokumentovaná. Ľudia často ukončujú telefónne hovory a obchodné stretnutia s veľmi odlišnými predstavami o tom, čo treba urobiť. S Asanou je každá úloha vybavená popisom. To samo o sebe pomáha potlačiť to, čo je potrebné urobiť. Ale komunikačný proces, ktorý Asana uľahčuje, vedie k tomu, že nedorozumenia sú menej časté a ľahšie sa dajú zistiť.

Asana nie je sama

Asana samozrejme nie je jedinou aplikáciou na riadenie projektov. Asana je náš nástroj voľby, pretože sa hodí pre náš spôsob práce. Funguje to pre nás, pretože ponúka funkcie, ktoré potrebujeme, používateľsky prívetivým spôsobom. Kombinuje tímovú komunikáciu, riadenie projektov a mnoho ďalších nástrojov v jednom produkte, čo nám pomáha udržiavať všetko spolu na jednom mieste.

A ako sme diskutovali, získame užitočný prehľad na vysokej úrovni o pokroku všetkých našich projektov:

Asana vám ukáže, čo ste urobili a čo ešte musíte urobiťAsana vám ukáže, čo ste urobili a čo ešte musíte urobiť.

Ako Asana účinkuje?

Toto je úloha Asana pre blogový príspevok, ktorý práve čítateToto je úloha Asana pre blogový príspevok, ktorý práve čítate.

Asana používa pracovné priestory, projekty, sekcie a úlohy, aby nás udržiavala v organizácii a náš tím spolupracoval.

Pracovné priestory sú určené pre úplne samostatné projekty. Môžu to byť rôzne webové stránky alebo platformy na publikovanie. V Asane nepoužívame viac pracovných priestorov, pretože sa zameriavame na jeden web a jednu platformu. Pre mnoho spoločností je to však veľmi dôležitý aspekt programu. A jedného dňa môžeme použiť túto časť Asany, pretože neustále rastieme.

V rámci nášho pracovného priestoru sme vytvorili niekoľko projektov. Vzťahujú sa na rôzne časti našej stránky: Recenzie hostingu, Stránky kupónu, Porovnať hostovanie, tento blog a oveľa viac. WhoIsHostingThis.com je rozsiahla webová stránka a my by sme ju mali veľmi ťažko spravovať, ak by sme nemohli svoju prácu na nej usporiadať do týchto projektov..

Projekty môžu mať aj sekcie. Napríklad naše zdroje majú rôzne oddiely pre rôzne druhy zdrojov: programovanie, konečných sprievodcov atď. Veľký projekt publikovania elektronických kníh môže mať sekcie pre každú fázu (napríklad plánovanie, písanie, úpravy, publikovanie) a jednotlivé úlohy týkajúce sa napríklad písania osnovy alebo každej samostatnej kapitoly, nájdenia editora, navrhnutia obalu a všetkých ďalšie veci, ktoré vedú k vytvoreniu elektronickej knihy.

Pre väčšinu členov tímu sú úlohy také, kde je akcia. Úlohy môžu mať termíny, môžu byť priradené jednej alebo viacerým ľuďom a po dokončení môžu byť odhlásené. Môžete tiež vytvoriť podúlohy na rozdelenie úlohy na menšie časti alebo priradiť rôzne časti úlohy rôznym ľuďom. Úlohy používame napríklad na jednotlivé príspevky, stránky alebo iné časti obsahu, napríklad na tento blogový príspevok, ktorý práve čítate.

Stránka projektov WhoIsHostingThis.comStránka projektov WhoIsHostingThis.com.

Efektívne používanie Asany

Ako najlepšie vyťažíme z Asany:

  • Zdieľajte pokyny s naším tímom. Žiadame napríklad, aby všetky rozhovory o úlohách prebiehali v Asane namiesto e-mailov a máme pravidlá o tom, kto je zodpovedný za vytváranie a prideľovanie úloh..
  • Na usporiadanie e-mailov Asana používajte filtre Gmail: členovia tímu sa najskôr spoliehajú na integráciu e-mailov Asana, aby zostali na špičke. Pomáha to vytvoriť filter na označovanie e-mailov od spoločnosti Asana, aby nevytlačili vašu doručenú poštu.
  • Povzbudzujte členov tímu, aby sa oboznámili s praktickými funkciami Asany, ako sú klávesové skratky, sledovaním úloh, ktoré nie sú priradené, prepájaním v rámci úloh atď..
  • Väčšina členov nášho tímu používa aplikácie Asana pre Android alebo iOS, keď pracujú na cestách.
  • Nechajte členov tímu synchronizovať asanské termíny do svojho kalendára Google alebo iCalendar, aby zostali organizovaní a podľa plánu.

Ak sa naučíte niekoľko klávesových skratiek, Asana bude ešte užitočnejšiaAk sa naučíte niekoľko klávesových skratiek, Asana bude ešte užitočnejšia.

Afterword: Deň v živote

Na predstavu o tom, ako skutočne používame Asanu, uvádzame niekoľko vyhlásení našej posádky.

Editor

Mojou hlavnou zodpovednosťou je udržať všetkých spisovateľov zaneprázdnených. Asana tento proces uľahčuje, pretože presne vidím, na ktorej úlohe každý z nich pracuje. To mi umožňuje udržiavať ich na sklade s novými vecami, aby som tak urobil, takže po dokončení jednej alebo viacerých úloh nedochádza k prestojom.

Dostávam stály prúd projektov, ktoré používam na vytváranie úloh Asany. Stanovil som im termíny a potom som ich pridelil autorom podľa ich schopností a dostupnosti. Ak má autor nejakú otázku alebo nápad, pridá ich k úlohe a ja som automaticky upozornený. Na druhú stranu, ak potrebujem doplniť objasnenie alebo poskytnúť trochu povzbudenia, môžem to urobiť a viem, že autor to uvidí.

Keď spisovateľ dokončí úlohu, priradí mi ju späť. Potom to upravím. V ojedinelých prípadoch ju budem musieť odoslať späť na zmeny. Ale väčšinou publikujem dokument. Potom ho pridelím svojmu priamemu nadriadenému, ktorý koná ako konečná kontrola obsahu a označí úlohu za dokončenú.

Asana mi skutočne uľahčuje život. Kedykoľvek prebiehajú desiatky úloh a ja som jednoducho nemohol udržať všetko usporiadané. S Asanou sa nestratí žiadna úloha. A všetko sa zdokumentuje, ak sa vyskytnú problémy.

spisovateľ

Písanie na voľnej nohe môže byť ťažké len na úrovni riadenia. Normálne pracujem na piatich až desiatich projektoch naraz. S Asanou vždy viem, čo musím urobiť – a kedy to treba urobiť.

Úlohy sa jednoducho zobrazia v mojom zozname úloh. Zahŕňajú opis úlohy a kedy je potrebné ju dokončiť. Všetko, o čom diskutujem o úlohe, sa nachádza na jednom mieste, takže nemusím prehľadávať hromadu poznámok týkajúcich sa mojich rôznych projektov. A čo viac, dostávam e-mailové pripomenutia týkajúce sa blížiacich sa termínov splatnosti. Skutočne mi to pomáha zorganizovať môj čas.

Tiež sa mi páči, ako sa celá vec cíti ako hra „horúceho zemiaka“. Editor mi dáva úlohu a rád vidím, ako rýchlo im ich môžem odovzdať. Snažím sa vymazať zoznam mojich úloh – ale ešte som to nezvládol.

Asana nám umožňuje pripojiť sa k rôznorodej skupine

Na webe WhoIsHostingThis.com je náš tím roztrúsený po celom svete. Aj keď sa mnohí z nás nikdy osobne nestretli, môžeme zostať na vrchole všetkých našich projektov bez jediného stretnutia s Asanou!

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map